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늘 열심히 하는데 항상 바쁜 당신. 대체 문제가 뭘까. 업무량은 점점 많아지고 기대치는 점점 높아지나 하루는 24시간으로 변함이 없으니 이제 나를 바꾸는 수밖에. 지금 당신에게 필요한 건 스피드이며 여기, 업무 스피드를 조금은 더 높여줄 10가지 팁은 그래서 소중하다. |
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editor · 김강숙 photographer · 이종수 |
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1. 바로크 음악을 들으며 일하라
분당 60박자의 바로크 음악은 심장박동수와 뇌파를 낮추는데 이상적이다. 이러한 종류의 음악은 정신을 보다 냉철하게 맑게 한다. 바로크
음악을 들을 때, 뇌파는 초당 6.4사이클로 느려진다. 이러한 알파파 상태에서는 편안하게 정신을 집중할 수 있다. 또한 좌뇌와 우뇌
모두의 뇌파를 촉진하고 종합하여 두뇌의 합리적이고 직관적 기능을 이용하게 한다는 사실이 발견되었다. 바로크 시대 음악이나 모차르트
음악을 현대적으로 편곡한 작품들도 많으니 업무의 효율성을 높이고 싶다면 이러한 음악을 가까이 해보자.
2. 당신은 기억력이 아주 좋다는 사실을 기억하라 업무에 있어서 좋지 못한 기억력은 일을 두 배로
하게 만든다. 기억력을 높이기 위한 첫 단계는 자신의 기억력에 대해 중얼거리는 습관을 개선하는 것. 예를 들면 ‘아무것도 기억나지
않아!’라는 생각이 들면 잠시 한숨을 돌리고 ‘필요하다면 나는 뭐든 기억해낼 수 있어.’라고 생각해보라. 긍정적으로 생각해야 기억이
떠오르기 시작한다.
3. 문서의 중요 부분은 형광펜으로 줄긋지 말고 연필로 체크 표시 하라 문서를 읽을 때 중요하다고 여겨지는
부분을 형광펜으로 강조하면서 읽으면 사실 학습과정이 지체된다. 그곳에 색칠을 했기 때문에 기억할 필요가 없다는 신호를 나도 모르게
정신에게 보내게 되기 때문이다. 그래서 읽었어도 잘 파악이 되지 않는다. 그보다는 강조하고 싶은 정보 바로 옆의 여백에 연필로 체크
표시를 하는 것이 좋다. 그리고 자료를 다 읽었을 때 표시한 부분만 다시 훑어보고 어떤 내용이 가장 중요한지 결정하라. 기억의 패턴을
만들고 연필로 표시하면 문서의 가장 중요한 정보를 효율적으로 파악할 수 있다.
4. 문서를 읽을 때에는 먼저 전체적인 구성을 파악하라. 문서를 읽을 때에는 먼저 글 전체를 훑으며
구성을 파악한다. 읽으려 하는 자료의 항목에서 주요 단락을 미리보기 하고 주제별 항목을 보는 순서로 전체적인 틀을 파악해라. 그리고
핵심단어로 머릿속에 요약해라. 이러한 미리 보기 과정은 이해력과 기억력을 높여준다.
5. 방치한 일들을 찾아내 하나씩 해결해라 누구에게나 방치한 일이 있을 것이다. 이러한 일을 찾아내
인정하고 수행할 계획을 세우거나 잊어버려야 한다. 그래야 심신의 에너지를 더 중요한 일에 집중할 수 있다. 먼저 방치한 일들의 목록을
작성해라. 목록이 어마어마하다고 겁먹을 필요는 없다. 한 달에 한 두 가지 일을 처리하는데 집중하자. 한 번에 모두 끝낼 필요는
없다. 방치한 일을 하나씩 해결했을 때의 기분이 얼마나 좋은지 느끼면 된다.
6. 회사의 사업 계획서를 살펴봐라 회사의 사업계획을 알고 있는가? 모른다면 가서 사업 계획서 사본을
찾아 베껴 적고 살펴보라. 당신이 현재 하고 있는 업무와 회사의 사업계획과 어떠한 연관이 있는지, 당신이 회사라는 큰 그림에서 어느
위치에 있는지 알게 된다면 불필요한 방황(?)이 줄어들 것이고 상사와의 원활한 커뮤니케이션에 있어서도 도움이 될 것이다.
7. 스스로 느리거나 바쁜 인간이라고 여기지 마라 “나는 느려.” “나는 항상 바빠. 시간이 없어.”라는
부정적인 자기 최면을 걸지 마라. 확신을 가져라. 당신은 주어진 시간까지 해야 할 일을 마칠 수 있고 얼마든지 시간을 낼 수 있다.
예를 들면 개인적인 약속을 잡아야 할 때, 흔히는 그 시간까지 일을 끝내지 못할 거라는, 그때까지도 나는 여전히 바쁠 거라는 의심에서
약속을 잡지 못하곤 하는데 확신을 가지고 약속을 잡아라. 확신이 목표를 달성하는데 도움을 주고 주위 상황을 통제할 수 있게 한다.
8. 업무 방해에 대해서는 단호하게 반응하라 업무를 방해하는 최대 외부 요소는 사람들이다. 무례한
사람이 되고 싶지 않아서 일일이 응대하고 배려하다보면 어느 새 나의 일은 쌓여만 간다. 일단 사람들의 업무 방해에 대한 당신의 무의식적
반응을 점검해볼 필요가 있다. 무조건 환영하는 액션을 취하고 있지는 않나. 이제부터는 정중하면서도 단호하게 거절하는 화법을 구사하도록
하자. “대리님. 오랜만에 뵙네요. 그런데 어쩌죠. 지금 회의 준비를 해야 해서요. 4시쯤 제가 전화 드려도 될까요?” 이 정도의
표현이라면 상대도 불쾌해하지 않을 것이다.
9. 방해 일지를 작성하라 사람들로 인해 자꾸 업무에 방해를 받는다면 방해 일지를 작성해보기를 권한다.
하루 중, 언제, 혹은 얼마나 자주, 혹은 왜 방해를 받는지 불확실할 때 시간대와 근무시간에 방해하는 사람들의 이름이나 이니셜 혹은
상황을 적어 체크한다. 일정 패턴을 발견할 때까지 1주일씩, 몇 주에 걸쳐 이러한 작업을 하면 방해의 패턴을 파악할 수 있다. 누구에게
주로 방해를 받는지, 어떤 일들로 방해를 받는지 알게 되면 이에 대한 조치를 취하기 쉽다.
10. 업무 공간을 능률적으로 정리하라 사무실이 지저분하면 일에 파묻혀 있다는 기분이 든다. 필요한
것을 찾는데 시간이 오래 걸리고 정신이 흐트러지며 결정을 미루게 된다. 우선순위도 제대로 결정하지 못한다. 가장 중요한 업무는 외면하고
당장 눈에 보이는 업무를 수행하고 싶어지기 때문에. 일단 청소하고 정리한다는 목표와 실천 계획을 세우겠노라 결심하라. 처음에는 책상과
책장, 그 다음에는 파일과 서랍을 정리해야 할 것이다. 컴퓨터 파일과 CD정리도 잊지 마라. 서랍을 모두 열어 청소하라. 자주 쓰는
물건만 다시 넣어라. 업무 공간에는 스탠드와 필통, 주요 리스트, 약간의 종이, 컴퓨터, 꼭 필요한 도구, 전화기 정도만 놓는 것이
좋다. 참고 서적이나 파일은 책장에 넣어라. 1년 이상 보지 않은 파일은 과감히 폐기할 것. |
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